یکی از اقدامات اولیه هر فعال اقتصادی و صاحب کسب‌وکار، ثبت‌نام الکترونیکی در نظام مالیاتی کشور و تشکیل پرونده مالیاتی است. ثبت‌نام در نظام مالیاتی برای کلیه فعالان اقتصادی، به‌صورت الکترونیکی و از طریق درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس my.tax.gov.ir قابل انجام است.

به کلیه مودیانی که ثبت‌نام آن‌ها براساس معیارهای تعیین‌شده از نظر سازمان امور مالیاتی کشور تکمیل‌شده محسوب شود، کارپوشه‌ای به منظور تبادل اطلاعات ایشان با سازمان امور مالیاتی کشور تخصیص داده‌ می‌شود.

به‌طور خلاصه فرآیند ثبت‌نام الکترونیک در نظام مالیاتی کشور شامل گام‌های زیر است:

۱) پیش‌ثبت‌نام الکترونیک:

نخستین گام به منظور ثبت‌نام در نظام مالیاتی کشور، پیش‌ثبت‌نام است که در این مرحله اطلاعات پایه‌ای مودی دریافت می‌شود. مودی ابتدا وارد درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی کشور (پنجره واحد خدمات مالیاتی) به آدرس my.tax.gov.ir شده و سپس شماره/ شناسه ملی خود را وارد می‌نماید. پس از ورود شماره/ شناسه ملی تمامی پرونده‌های الکترونیک مودی، پرونده‌هایی که مودی بخشی از شرکای آن است، لیست پرونده‌های ناقص و کلید پیش‌ثبت‌نام جدید و حذف ثبت‌نام اشتباه نمایش داده‌ خواهد شد. پس از تکمیل اطلاعات درخواستی و تایید نهایی اطلاعات در بخش پیش‌ثبت‌نام سامانه، مودی وارد مرحله بعدی می‌شود و چنانچه تا هفت روز اطلاعات خود را تایید نکند، پرونده ایجادشده به صورت خودکار حذف خواهد شد.

۲) صحت‌سنجی:

در این مرحله بخشی از اطلاعات ثبت‌شده مودی در مرحله پیش‌ثبت‌نام از منابع مختلف سازمانی استعلام و بررسی‌ شده و صحت آن مورد آزمون قرار می‌گیرد. چنانچه به هر دلیل در اطلاعات مغایرتی یافت شود، موضوع از طریق پیامک به اطلاع مودی خواهد رسید و مودی می‌بایست مجدد وارد بخش پیش‌ثبت‌نام سامانه شده و مرحله ۱ را تکرار نماید.

۳) تولید و ارسال اطلاعات کاربردی:

چنانچه اطلاعات اولیه پیش‌ثبت‌نام مودی مورد تایید سازمان قرار گیرد، یک نام کاربری به کلمه ورود برای وی ایجاد می‌شود و این اطلاعات به صورت پیامک به شماره تلفن همراه ثبت شده و متعلق به مودی ارسال می‌گردد. اطلاعات کاربری ارسالی به شماره تلفن همراه ثبتی مودی محرمانه بوده و مسئولیت سوء‌استفاده از آن بر عهده شخص مودی است.

۴) ثبت‌نام الکترونیک:

مودی باید پس از دریافت اطلاعات کاربری وارد سامانه ثبت‌نام شده و سپس اطلاعات تکمیلی در خصوص بنگاه اقتصادی خود را در فرم‌های این سامانه ثبت نماید و در نهایت کلید تایید نهایی را فشار دهد.

اشخاص ثبت‌نام الکترونیکی کرده و در نهایت تخصیص شماره اقتصادی از طرف سازمان امور مالیاتی کشور کاملا رایگان صورت می‌پذیرد و هرگونه درخواست وجوه به عنوان این سازمان از این بایت غیرقانونی است. اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع قانون مالیات‌های مستقیم مکلف هستند نسبت به ثبت‌نام در نظام مالیاتی کشور اقدام نمایند.

صاحبان مشاغل مکلف به ثبت‌نام، می‌بایست برای هر واحد شغلی یا برای هر محل، جداگانه در نظام مالیاتی ثبت‌نام نمایند. چنانچه صاحبان مشاغل بر اساس مجوز صادره از طرف مرجع ذی‌صلاح، بیش از یک محل فعالیت برای همان مجوز داشته‌ باشند، برای تمامی این محل‌ها فقط یک ثبت‌نام صورت خواهدگرفت و بنابر اعلام مودی، یکی از این محل‌ها، به‌عنوان محل اصلی فعالیت مشخص و سایر محل‌ها به عنوان شعبه منظور خواهد شد. در صورت عدم انتخاب مودی، تعیین محل اصلی فعالیت به تشخیص سازمان خواهد بود. چنانچه صاحبان مشاغل در یک محل بیش از یک فعالیت شغلی داشته‌باشند، مکلف به یک ثبت‌نام برای کلیه فعالیت‌های شغلی محل مذکور هستند.