در مقاله‌ی قبلی به تعریف صورت­حساب و انواع آن پرداختیم، در این مقاله به مزایا و بخش­‌های مختلف صورت­حساب الکترونیکی می­‌پردازیم.

مزایای صدور صورت­حساب الکترونیکی چیست؟

صورت­حساب الکترونیکی دارای مزایایی است که در ادامه به برخی از این مزایا اشاره می‌کنیم:

• سهولت و آسانی:صورت­حساب الکترونیکی، فرآیند ارسال و پردازش اطلاعات مالیاتی را بسیار آسان‌تر می‌کند. به­‌جای تهیه و ارسال فیزیکی صورت­حساب‌ها، اطلاعات مالیاتی به‌صورت الکترونیکی و در زمان واقعی قابل ارسال هستند. این کار باعث کاهش زمان و هزینه‌های مربوط به فرآیند تهیه و ارسال صورت­حساب‌های مالیاتی می‌شود.
• دقت و صحت: با استفاده از صورت­حساب الکترونیکی مالیاتی، خطاها و نقص‌های احتمالی در محاسبات مالیاتی به حداقل می‌رسد. سیستم محاسبات مالیاتی خودکار و الکترونیکی از الگوریتم‌های دقیق استفاده می‌کند و اطلاعات به‌صورت خودکار و بدون دخالت انسانی محاسبه می‌شود. این امر افزایش صحت محاسبات و کاهش خطاهای احتمالی در صورت­حساب مالیاتی را در پی دارد.
• کاهش هزینه‌ها: با استفاده از صورت­حساب الکترونیکی، هزینه‌های مرتبط با چاپ، ارسال، پردازش دستی و ذخیره‌سازی صورت­حساب‌های فیزیکی کاهش می‌یابد. هم‌چنین، نیاز به تصحیح و اصلاحات بعدی نیز کاهش می‌یابد که باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های اضافی می‌شود.
• شفافیت و قابلیت دسترسی: با صورت­حساب الکترونیکی، امکان دسترسی آسان و به‌روز به اطلاعات مالیاتی فراهم ­می‌شود. فرد یا شرکت می‌توانند به‌صورت مستقیم و در هر زمانی به اطلاعات مالیاتی خود دسترسی داشته باشند. این امر به مالکان و مدیران اجازه می‌دهد تا به بهترین شکل مسئولیت مالیاتی خود را مدیریت ­کنند و در صورت نیاز، اطلاعات مالیاتی را با نهادهای دیگر به اشتراک بگذارند.
• حریم خصوصی و امنیت: صورت­حساب الکترونیکی از رمزنگاری و سیستم‌های امنیتی پیشرفته برای حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات استفاده­ می‌کند.
• حفظ محیط زیست: استفاده از صورت­حساب الکترونیکی به کاهش استفاده از کاغذ و مواد چاپی منجر می‌شود. این کاهش در کاهش تولید زباله کاغذی تأثیر دارد؛ بنابراین محیط زیست حفظ می‌شود و تأثیرات منفی بر آن کاهش می‌یابد.

ارسال اطلاعات صورت­حساب الكترونيكي به سامانه مؤديان

روش مستقيم: صدور، نگه داری، رمزگذرای و امضا ديجيتال و ارسال صورتحساب الكترونيكی به سامانه مؤديان توسط خود مؤدی

روش غيرمستقيم

• ارسال اطلاعات صورت­حساب الكترونيكی توسط شركت معتمد ارائه­‌كننده خدمات مالياتی و صدور، نگهداري، رمزگذاری و امضا ديجيتال اطلاعات (با كليد اختصاصي مؤدي) توسط مؤدی.
• دريافت اطلاعات صورت­حساب (رمزنشده) مؤدي توسط شركت معتمد ارائه­‌كننده خدمات مالياتی و صدور، رمزگذاری، امضا ديجيتال (با كليد اختصاصيی شركت) و ارسال صورت­حساب الكترونيكی از طريق زيرساخت­‌های اختصاصی شركت به سامانه مؤديان.

اقلام اطلاعاتی صورت­حساب

هر صورت­حساب الكترونيكی حسب مورد از چهار بخش به شرح زير تشكيل شده است:

• سرآمد (header)
• بدنه (Body)
• اطلاعات پرداخت (Payment)
• اطلاعات تکمیلی (Extention)

وضعيت اقلام اطلاعاتی در صورت­حساب الكترونيكی

هر قلم اطلاعاتی در صورتحساب الكترونيكی حسب مورد مي تواند داراي يكي از وضعيت­‌هاي زير باشد:

• اجباري
• اختياري
• در شرايط خاص اجباري
• خارج از الگو (ignore)

ضوابط و الزامات صدور صورت­حساب الكترونيكي

• ثبت شماره منحصر به فرد مالياتي و مطابق با قالب استاندارد سازمان (۲۲ كاراكتر)
• وجود شماره مالياتي صورت­حساب مرجع براي صورت­حساب ارسالي از نوع اصلاحي، ابطالي و يا برگشت از فروش
• بررسي حد آستانه فروش مؤدي
• ثبت شماره اقتصادي فروشنده و منطبق با اطلاعات ثبت­نام الكترونيكي
• ثبت مشخصات خريدار در معاملات کسب‌وکارها با کسب‌وکارها (B2B)
• ثبت شناسه كالا/ خدمت و تطابق با اطلاعات موجود در بانك اطلاعاتي شناسه كالا/ خدمت سازمان
• ثبت نرخ ماليات ارزش افزوده و تطابق نرخ مالياتي شناسه كالا/خدمت موجود در صورت­حساب هاي ارسالي با قانون ماليات بر ارزش افزوده
• تطابق نرخ ماليات بر ارزش افزوده براي صورت­حساب هاي مربوط به كالا/ خدمت آلاينده با نرخ اعلامي توسط سازمان حفاظت محيط زيست
• بيشتر نبودن مبلغ سهم پرداخت نقدي از مبلغ كل صورتحساب
• صفر نبودن مبلغ كل كالا/ خدمت
• صفر نبودن جمع كل مبلغ قبل از تخفيف

نكات مهم صورت­حساب­‌هاي الكترونيكي

• امكان اصلاح اقلام اطلاعاتي مربوط به خريدار (شماره اقتصادي، شناسه ملي/ شماره ملي/شناسه مشاركت مدني/كد فراگير اتباع غيرايراني خريدار، كد شعبه و كد پستي خريدار، شماره اشتراك/شناسه قبض بهره‌بردار)، شناسه كالا/خدمت، نوع و الگوي صورت­حساب در هيچ يك از موضوعات صورت­حساب­‌ها وجود ندارد.
• به صورت همزمان امكان استفاده از يك صورتحساب مرجع در صورتحساب اصلاحي و يا برگشت از فروش ابطال نشده وجود­ ندارد.
• هر صورت­حساب فقط مي­تواند به عنوان مرجع يك صورت­حساب ابطالي قرار­گيرد.