در صورتی که صورتحساب مشکلی از نظر ساختار و قواعد از پیش تعیین‌شده نداشته باشد، بلافاصله به سازمان امور مالیاتی کشور و کارپوشه مودیان ارسال می‌شود.

در ثبت تکی صورت‌حساب، به صورت انفرادی و موردی، صورت‌حساب‌ها از طریق درگاه معتمد من ارسال می‌شوند اما در صورت‌حساب گروهی امکان ارسال همزمان چند صورت‌حساب در یک فایل اکسل وجود دارد.

از زمان ارسال صورت‌حساب به سامانه مودیان توسط شرکت معتمد تا زمان دریافت اولین نتیجه از سامانه مودیان، وضعیت صورت‌حساب در وضعیت در حال پردازش قرار می‌گیرد.

در صورتی که مرجع صورت‌حساب در سامانه شرکت موجود و در وضعیت تاییدشده باشد، می‌توان برای آن اصلاح، ابطال و برگشت از فروش ثبت نمود.

بعد از ثبت دسته‌ای خریداران، فایل مربوطه در قسمت تاریخچه قرار می‌گیرد تا به طور کامل پردازش شود و استعلام تمامی ‌اطلاعات واردشده از سازمان امور مالیاتی گرفته شود.

اگر نرخ مالیات شناسه کالا/ خدمت در سامانه stuffid تغییر کرده باشد، وضعیت اعتبارسنجی شناسه به نامعتبر تغییر می‌یابد.

در حال حاضر حافظه مالیاتی صرفاً به صورت ابری استفاده می‌شود که توسط سازوکارهای شرکت معتمد فراهم می‌شود. مودیان جهت بهره‌مندی از حافظه مالیاتی ابری مختص خود نیاز است که در شرکت معتمد ملل شریف ثبت‌نام کنند.

در صورت بروز نقص فنی و یا هر اتفاق پیش‌بینی‌نشده‌، مودی می‌تواند با بهره‌مندی از صورت حساب شمس (که حاوی شناسه معتبر سازمان است) اقدام به صدور دستی صورت‌حساب کند و پس از رفع مشکل، ضمن ارائه صورت‌حساب‌های شمس به سازمان، اقدام به صدور الکترونیکی آن‌ها کند.