در مقاله‌ی قبلی به تعریف صورتحساب و انواع آن پرداختیم، در این مقاله به مزایا و بخش‌های مختلف صورتحساب الکترونیکی می‌پردازیم.
مزایای صدور صورتحساب الکترونیکی چیست؟
صورتحساب الکترونیکی دارای مزایایی است که در ادامه به برخی از این مزایا اشاره می‌کنیم:
- سهولت و آسانی: صورتحساب الکترونیکی، فرآیند ارسال و پردازش اطلاعات مالیاتی را بسیار آسان‌تر می‌کند. به‌جای تهیه و ارسال فیزیکی صورتحساب‌ها، اطلاعات مالیاتی به‌صورت الکترونیکی و در زمان واقعی قابل ارسال هستند. این کار باعث کاهش زمان و هزینه‌های مربوط به فرآیند تهیه و ارسال صورتحساب‌های مالیاتی می‌شود.
- دقت و صحت: با استفاده از صورتحساب الکترونیکی مالیاتی، خطاها و نقص‌های احتمالی در محاسبات مالیاتی به حداقل می‌رسد. سیستم محاسبات مالیاتی خودکار و الکترونیکی از الگوریتم‌های دقیق استفاده می‌کند و اطلاعات به‌صورت خودکار و بدون دخالت انسانی محاسبه می‌شود. این امر افزایش صحت محاسبات و کاهش خطاهای احتمالی در صورتحساب مالیاتی را در پی دارد.
- کاهش هزینه‌ها: با استفاده از صورتحساب الکترونیکی، هزینه‌های مرتبط با چاپ، ارسال، پردازش دستی و ذخیره‌سازی صورتحساب‌های فیزیکی کاهش می‌یابد. هم‌چنین، نیاز به تصحیح و اصلاحات بعدی نیز کاهش می‌یابد که باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های اضافی می‌شود.
- شفافیت و قابلیت دسترسی: با صورتحساب الکترونیکی، امکان دسترسی آسان و به‌روز به اطلاعات مالیاتی فراهم می‌شود. فرد یا شرکت می‌توانند به‌صورت مستقیم و در هر زمانی به اطلاعات مالیاتی خود دسترسی داشته باشند. این امر به مالکان و مدیران اجازه می‌دهد تا به بهترین شکل مسئولیت مالیاتی خود را مدیریت کنند و در صورت نیاز، اطلاعات مالیاتی را با نهادهای دیگر به اشتراک بگذارند.
- حریم خصوصی و امنیت: صورتحساب الکترونیکی از رمزنگاری و سیستم‌های امنیتی پیشرفته برای حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات استفاده می‌کند.
- حفظ محیط زیست: استفاده از صورتحساب الکترونیکی به کاهش استفاده از کاغذ و مواد چاپی منجر می‌شود. این کاهش در کاهش تولید زباله کاغذی تأثیر دارد؛ بنابراین محیط زیست حفظ می‌شود و تأثیرات منفی بر آن کاهش می‌یابد.
ارسال اطلاعات صورتحساب الكترونيكي به سامانه مؤديان
روش مستقيم
صدور، نگه داری، رمزگذرای و امضا ديجيتال و ارسال صورتحساب الكترونيكی به سامانه مؤديان توسط خود مؤدی
روش غيرمستقيم
- ارسال اطلاعات صورتحساب الكترونيكی توسط شركت معتمد ارائه‌كننده خدمات مالياتی و صدور، نگهداري، رمزگذاری و امضا ديجيتال اطلاعات (با كليد اختصاصي مؤدي) توسط مؤدی.
- دريافت اطلاعات صورتحساب (رمزنشده) مؤدي توسط شركت معتمد ارائه‌كننده خدمات مالياتی و صدور، رمزگذاری، امضا ديجيتال (با كليد اختصاصيی شركت) و ارسال صورتحساب الكترونيكی از طريق زيرساخت‌های اختصاصی شركت به سامانه مؤديان.
اقلام اطلاعاتی صورتحساب
هر صورتحساب الكترونيكی حسب مورد از چهار بخش به شرح زير تشكيل شده است:
- سرآمد (header)
- بدنه (Body)
- اطلاعات پرداخت (Payment)
- اطلاعات تکمیلی (Extention)
وضعيت اقلام اطلاعاتی در صورتحساب الكترونيكی
هر قلم اطلاعاتی در صورتحساب الكترونيكی حسب مورد مي تواند داراي يكي از وضعيت‌هاي زير باشد:
- اجباري
- اختياري
- در شرايط خاص اجباري
- خارج از الگو (ignore)
ضوابط و الزامات صدور صورتحساب الكترونيكي
- ثبت شماره منحصر به فرد مالياتي و مطابق با قالب استاندارد سازمان (۲۲ كاراكتر)
- وجود شماره مالياتي صورتحساب مرجع براي صورتحساب ارسالي از نوع اصلاحي، ابطالي و يا برگشت از فروش
- بررسي حد آستانه فروش مؤدي
- ثبت شماره اقتصادي فروشنده و منطبق با اطلاعات ثبتنام الكترونيكي
- ثبت مشخصات خريدار در معاملات کسب‌وکارها با کسب‌وکارها (B2B)
- ثبت شناسه كالا/ خدمت و تطابق با اطلاعات موجود در بانك اطلاعاتي شناسه كالا/ خدمت سازمان
- ثبت نرخ ماليات ارزش افزوده و تطابق نرخ مالياتي شناسه كالا/خدمت موجود در صورتحساب هاي ارسالي با قانون ماليات بر ارزش افزوده
- تطابق نرخ ماليات بر ارزش افزوده براي صورتحساب هاي مربوط به كالا/ خدمت آلاينده با نرخ اعلامي توسط سازمان حفاظت محيط زيست
- بيشتر نبودن مبلغ سهم پرداخت نقدي از مبلغ كل صورتحساب
- صفر نبودن مبلغ كل كالا/ خدمت
- صفر نبودن جمع كل مبلغ قبل از تخفيف
نكات مهم صورتحساب‌هاي الكترونيكي
- امكان اصلاح اقلام اطلاعاتي مربوط به خريدار (شماره اقتصادي، شناسه ملي/ شماره ملي/شناسه مشاركت مدني/كد فراگير اتباع غيرايراني خريدار، كد شعبه و كد پستي خريدار، شماره اشتراك/شناسه قبض بهره‌بردار)، شناسه كالا/خدمت، نوع و الگوي صورتحساب در هيچ يك از موضوعات صورتحساب‌ها وجود ندارد.
- به صورت همزمان امكان استفاده از يك صورتحساب مرجع در صورتحساب اصلاحي و يا برگشت از فروش ابطال نشده وجود ندارد.
- هر صورتحساب فقط ميتواند به عنوان مرجع يك صورتحساب ابطالي قرارگيرد.
پرسش و پاسخ:
- مزایای اصلی صدور صورتحساب الکترونیکی چیست؟
از مزایای اصلی صورتحساب الکترونیکی می‌توان به سهولت در ارسال و پردازش، دقت بالاتر، کاهش هزینه‌ها، شفافیت، امنیت و حفظ محیط زیست اشاره کرد.
- چگونه صورتحساب الکترونیکی به بهبود دقت و صحت اطلاعات کمک می‌کند؟
با استفاده از سیستم‌های خودکار و الگوریتم‌های دقیق، محاسبات مالیاتی به‌صورت الکترونیکی و بدون دخالت انسانی انجام می‌شود که احتمال بروز خطا را کاهش می‌دهد.
- چرا استفاده از صورتحساب الکترونیکی به کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود؟
به دلیل حذف نیاز به چاپ، ارسال فیزیکی و پردازش دستی، هزینه‌های مربوط به این موارد کاهش می‌یابد و در نتیجه هزینه‌های اضافی کمتر می‌شود.
- روش‌های ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان چیست؟
دو روش ارسال وجود دارد: روش مستقیم که توسط خود مؤدی انجام می‌شود و روش غیرمستقیم که از طریق شرکت‌های معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی صورت می‌گیرد.
- چه بخش‌هایی در هر صورتحساب الکترونیکی وجود دارد؟
هر صورتحساب الکترونیکی شامل چهار بخش اصلی است: سرآمد (Header)، بدنه (Body)، اطلاعات پرداخت (Payment) و اطلاعات تکمیلی (Extension).
- اقلام اطلاعاتی در صورتحساب الکترونیکی ممکن است دارای چه وضعیتی باشند؟
هر قلم اطلاعاتی می‌تواند دارای وضعیت اجباری، اختیاری، اجباری در شرایط خاص، یا خارج از الگو (ignore) باشد.
- ضوابط و الزامات مهم برای صدور صورتحساب الکترونیکی چیست؟
برخی از ضوابط شامل ثبت شماره مالیاتی منحصر به فرد، بررسی حد آستانه فروش مؤدی، ثبت شماره اقتصادی فروشنده و خریدار، و تطابق نرخ مالیات ارزش افزوده با قانون است.
- در چه مواردی امکان اصلاح اطلاعات خریدار در صورتحساب الکترونیکی وجود ندارد؟
اطلاعات مربوط به خریدار مانند شماره اقتصادی، شناسه ملی و برخی اطلاعات دیگر پس از ثبت قابل اصلاح نیستند.
- آیا می‌توان همزمان از یک صورتحساب مرجع برای صورتحساب‌های اصلاحي و برگشت از فروش استفاده کرد؟
خیر، امکان استفاده همزمان از یک صورتحساب مرجع در صورتحساب‌های اصلاحی و یا برگشت از فروش ابطال نشده وجود ندارد.
- چگونه صدور صورتحساب الکترونیکی به حفظ محیط زیست کمک می‌کند؟
با کاهش مصرف کاغذ و مواد چاپی، تولید زباله‌های کاغذی کمتر می‌شود که به حفظ محیط زیست و کاهش اثرات منفی بر آن کمک می‌کند.
